법인카드는 업무 효율을 높이지만, 사적 사용 시 심각한 세무·법적 리스크가 발생합니다. 특히 회사 대표가 법인카드를 사용할 때는 업무 연관성과 증빙 자료를 철저히 구분해야 합니다. 개인 지출이 포함되면 법인 비용으로 인정받지 못해 추징과 가산세 대상이 됩니다. 명확한 기준과 절차를 수립해 사적 용도를 원천 차단해야 합니다.
■ 정확한 비용 구분이 기업 운영을 최적화 하는 출발점
사용 목적 명확화
- 업무 관련 경비(출장비·접대비·사무용품 등)만 법인카드 사용 승인
- 개인 용도(식대·쇼핑·가족 경조사 비용 등)는 법인카드 금지
팁: 대표자 지출 전용 승인 폼을 만들어 결재 절차에 포함하세요.
증빙 자료 구비
- 거래명세서·영수증에 거래 일시·장소·목적·참여자를 모두 기재
- 전자 영수증 시스템을 도입해 자동 수집·보관
팁: 모바일 영수증 앱으로 사진 촬영 즉시 전송하게 설정하면 누락을 방지할 수 있습니다.
내부 결재 절차
- 대표자 지출은 반드시 이사회 또는 감사 승인 절차를 거치도록 규정
- 월별 사용 내역을 재무팀에서 검증 후 대표 결재로 최종 확정
팁: 지출 한도 초과 시 자동 경고 알림이 가도록 ERP 시스템 알림을 설정하세요.
사적 사용 발견 시 제재
- 사적 용도 적발 시 해당 금액 전액 대표 개인 계좌로 환수
- 반복 위반 시 징계위원회 개최, 법적 책임 부과
팁: 사내 윤리강령에 ‘법인카드 오남용 방지 규정’을 별도 조항으로 추가하세요.
세무 리스크 예방
- 법인 비용으로 처리되지 않은 사적 지출은 대표 개인 소득으로 간주돼 원천징수
- 가산세(최대 20%)·불성실 가산세(최대 40%) 리스크 발생
팁: 분기별 세무 감사 전 모의 점검을 실시해 문제 지출을 사전 정정하세요.
■ 자주 하는 질문(FAQ)
Q1. 가족 식사도 회사 경조사로 인정될까요?
경조사 대상과 인원·목적이 명확해야 하며, 초과 지출은 개인 부담입니다.
Q2. 법인카드 사용 한도 초과 시 어떻게 하나요?
초과분은 대표 개인카드로 결제 후 법인에 청구하는 ‘개인 지급명세서’를 작성해야 합니다.
Q3. 영수증 분실 시 대처법은?
거래처에 재발급 요청하거나 카드 결제 내역서와 사유서를 첨부해 대체 증빙합니다.
■ 결 언
법인카드 대표 사용 시 업무 목적 제한, 증빙 완비, 엄격한 결재 절차, 사적 지출 환수, 세무 감사 대비 다섯 가지 원칙을 반드시 준수해야 합니다. 명확한 가이드라인과 내부 통제를 통해 불필요한 리스크를 원천 차단하시기 바랍니다.
한 줄 요약
업무 경비만 법인카드 사용·증빙 철저·결재 이원화·사적 지출 환수·세무 감사 준비 다섯 원칙으로 대표법인카드 오남용을 막으세요.
※중소기업중앙회 – 법인카드 가이드북을 참고하여 작성되었습니다.
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