기업이 IT 자산 관리 툴을 도입할 때는 단순한 프로그램 구매를 넘어 정보 보호와 예산 효율화까지 고려해야 합니다. 특히 계약서 단계에서 항목 체크를 제대로 하지 않으면 장기적으로 불리한 조건에 묶이거나 법적 분쟁의 여지가 생길 수 있습니다.
이 글에서는 실무자가 실제 계약을 검토할 때 반드시 확인해야 할 핵심 항목을 정리했습니다.
■ IT 자산 관리 툴 계약서 점검을 위한 핵심 체크리스트
툴의 성능뿐 아니라 계약의 안전성과 투명성을 확보하기 위해 사전에 확인해야 할 조항을 빠짐없이 점검하세요
- 라이선스 범위와 이용 조건
- 사용자 수, 디바이스 수 기준의 라이선스 정책 확인
- SaaS형·On-Premise형 여부에 따라 계약 형태 및 유지관리 방식 달라짐
- 제3자 이용 가능 여부와 내부 외부 협력사 사용 정책 명시 여부 확인
팁: 추후 인원 증가 또는 M&A 등 상황 변화 시 라이선스 확장 가능 여부 확인이 중요합니다
- 유지보수(SLA) 조항
- SLA(Service Level Agreement)에 포함된 응답 시간, 장애 대응 기준, 정기 점검 주기 확인
- 고객 요청에 따른 수정 및 업데이트 범위와 비용 조건 확인
- 24시간 장애 대응 가능 여부 및 기술 지원 채널 확인
팁: SLA 미기재 시, 문제 발생 시 책임소재가 불명확해질 수 있습니다
- 데이터 소유권 및 보안 조치
- 사용 중 생성된 데이터의 소유권이 고객에게 있는지 명시
- 데이터 백업 주기와 방식, 암호화 여부, 물리적 저장 위치까지 확인
- 계약 종료 시 데이터 반환 및 삭제 조건 명확화
팁: 해외 클라우드 서비스의 경우 데이터 주권 문제가 발생할 수 있으니 주의하세요
- 계약 기간 및 해지 조건
- 최소 이용 기간, 자동 갱신 여부, 중도 해지 사유와 위약금 조건 확인
- 공급자 귀책 사유 발생 시 해지 가능 조건 포함 여부
- 해지 후 기술이전 및 협력 범위 명시 여부 확인
팁: 자동 갱신 조항이 포함되어 있다면 만기 30일 전 해지 의사 통보 조건을 확인하세요
- 가격 및 추가 비용 조항
- 초기 도입비, 연간 유지관리비, 기능 추가 시 라이선스 업그레이드 비용 명시
- 사용자 수 증가, 저장 용량 확대 등으로 인한 추가 요금 발생 기준 확인
- 할인 조건 및 프로모션 혜택 기재 여부 확인
팁: 견적서와 실제 계약서 내 금액 일치 여부를 끝까지 대조해야 합니다
- 법적 분쟁 해결 조항
- 분쟁 발생 시 적용될 관할 법원 및 준거법 명시
- 중재 또는 협의 절차의 사전적용 여부
- 해외 업체와 계약 시에는 현지법 적용 유무 확인
팁: 국내 법 적용을 원칙으로 삼는 조항이 포함되어야 실무자 보호가 강화됩니다
■ 자주 하는 질문(FAQ)
Q1. 계약서 없이 견적서로만 구매해도 되나요?
견적서는 가격 확인 용도로, 법적 효력을 위해서는 반드시 정식 계약서가 필요합니다.
Q2. 기능이 미흡해 계약 중간에 해지하고 다른 솔루션으로 바꾸려면 어떻게 하나요?
중도 해지 조항을 계약서에 미리 명시해 두어야만 위약금 부담 없이 전환이 가능합니다.
Q3. 영세 기업도 IT 자산 관리 툴을 도입하는 게 필요한가요?
소규모 조직일수록 자산 파악과 보안 관리가 어려워지므로 클라우드 기반 툴로 효율을 높이는 것이 유리합니다.
■ 결 언
IT 자산 관리 툴은 단순히 기능을 비교해서 선택하는 것이 아니라, 계약 단계에서의 조항 검토가 핵심입니다. 실제 사용과 운영 과정에서 발생할 수 있는 리스크를 예방하려면, 계약서의 각 항목을 사전에 명확히 해야 합니다. 견적 단계에서부터 계약 종료까지 전체 생애 주기를 고려한 꼼꼼한 점검이 기업 IT 자산의 안전과 효율을 좌우합니다.
한 줄 요약
IT 자산 관리 툴 계약 전에는 라이선스·보안·해지 조건 등 핵심 조항을 반드시 확인하세요.
※한국소프트웨어산업협회 – SW 구매 가이드라인을 참고하여 작성되었습니다.
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